POLITYKA PRYWATNOŚCI

Ostatnia aktualizacja: 10 lipca 2026 r.

Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób firma Vakcent przetwarza dane osobowe użytkowników korzystających z naszej usługi wypożyczania gier planszowych oraz strony internetowej (vakcent.org). Przetwarzamy dane osobowe zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2016/679 (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, „RODO”) oraz polską ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.

1. Administrator danych

Administratorem Państwa danych osobowych jest firma Vakcent, prowadząca serwis wypożyczania gier planszowych w Polsce. We wszystkich sprawach dotyczących Państwa danych osobowych mogą Państwo skontaktuj się z nami, korzystając z poniższych danych kontaktowych.

2. Dane kontaktowe

E-mail: info@vakcent.org
W temacie wiadomości prosimy wpisać „Prywatność” lub „Ochrona danych”, abyśmy mogli szybko skierować Państwa zapytanie do odpowiedniej osoby.

3. Gromadzone przez nas dane osobowe

W zależności od sposobu korzystania z naszej usługi możemy gromadzić:

Dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres dostawy.
Dane dotyczące zamówień wypożyczeń: wypożyczone gry, okresy wypożyczenia, historia zamówień, daty odbioru i zwrotu.
Dane dotyczące płatności i transakcji: fakt i kwota płatności, status kaucji oraz potwierdzenie od naszego dostawcy usług płatniczych. Nie przechowujemy pełnego numeru karty płatniczej użytkownika.
Korespondencja: wiadomości wysyłane do nas przez użytkownika oraz nasze odpowiedzi.
Dane techniczne: adres IP, typ przeglądarki, informacje o urządzeniu oraz dane z plików cookie (patrz sekcja 6).

4. Dane dotyczące zamówienia wypożyczenia

W celu świadczenia usługi wypożyczania przetwarzamy dane niezbędne do realizacji Państwa zamówienia: dane kontaktowe i adresowe, tytuły wypożyczanych gier, wybrane okresy wypożyczenia, kwoty kaucji oraz stan gier w momencie ich zwrotu. Dane te są niezbędne do wykonania umowy wypożyczenia zawartej z Państwem.

5. Informacje dotyczące płatności i transakcji

Płatności są przetwarzane przez zewnętrznego dostawcę usług płatniczych. Otrzymujemy potwierdzenie płatności i informacji o zaksięgowaniu środków, ale nie mamy dostępu do pełnych danych karty użytkownika ani ich nie przechowujemy. Dostawca usług płatniczych przetwarza dane użytkownika jako niezależny administrator danych lub jako nasz podmiot przetwarzający dane, zgodnie z własnymi warunkami i polityką prywatności.

6. Pliki cookie i podobne technologie

Wykorzystujemy pliki cookie i podobne technologie do obsługi strony internetowej, zapamiętywania preferencji użytkowników, analizy ruchu na stronie oraz — za zgodą użytkownika — do celów marketingowych. Plikami cookie, które nie są niezbędne do działania strony, można zarządzać za pomocą naszego banera informacyjnego dotyczącego plików cookie oraz w ustawieniach przeglądarki. Szczegółowe informacje znajdują się w sekcji „Informacje o plikach cookie” na końcu niniejszego dokumentu.

7. Analityka

Korzystamy z narzędzi analitycznych, aby zrozumieć, w jaki sposób użytkownicy korzystają z naszej strony internetowej, co pozwala nam ją ulepszać. Pliki cookie służące do celów analitycznych są zapisywane wyłącznie za Twoją zgodą. Tam, gdzie to możliwe, konfigurujemy narzędzia analityczne tak, aby ograniczyć zakres gromadzonych danych (na przykład poprzez skracanie adresów IP).

8. Komunikacja marketingowa

Wysyłamy e-maile marketingowe (takie jak zapowiedzi nowych gier lub oferty) wyłącznie w przypadku, gdy wyraziłeś na to zgodę lub gdy jest to dozwolone w odniesieniu do obecnych klientów w związku z podobnymi usługami na mocy obowiązującego prawa. Możesz wycofać zgodę lub zrezygnować z subskrypcji w dowolnym momencie, korzystając z linku zamieszczonego w każdym e-mailu marketingowym lub kontaktując się z nami. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych przeprowadzonego przed wycofaniem zgody.

9. Podstawy prawne przetwarzania

Przetwarzamy Państwa dane osobowe na następujących podstawach prawnych zgodnie z art. 6 ust. 1 RODO:

Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b)) — w celu realizacji Państwa zamówienia na wypożyczenie, dostawy, kaucji oraz zwrotów.
Obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c)) — w celu wypełnienia obowiązków księgowych, podatkowych oraz związanych z rozpatrywaniem reklamacji wynikających z prawa polskiego.
Uzasadnione interesy (art. 6 ust. 1 lit. f)) — w celu zapewnienia bezpieczeństwa usług, zapobiegania oszustwom, bezpośredniej komunikacji z klientami oraz obrony lub dochodzenia roszczeń prawnych.
Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a)) — w odniesieniu do nieistotnych plików cookie, analityki i marketingu. Zgody można cofnąć w dowolnym momencie.

10. Przechowywanie danych

Przechowujemy dane osobowe wyłącznie tak długo, jak jest to konieczne do celów, dla których zostały zebrane:

Dane dotyczące wynajmu i zamówień: przez cały okres trwania umowy najmu, a po jej zakończeniu – tak długo, jak jest to konieczne do rozpatrywania zwrotów, kaucji i sporów.
Dokumentacja księgowa i podatkowa: przez okres przechowywania wymagany przez polskie prawo podatkowe i księgowe (zazwyczaj 5 lat licząc od końca danego roku).
Dokumentacja dotycząca skarg i reklamacji: do upływu odpowiednich terminów przedawnienia.
Dane oparte na zgodzie (marketing, analityka): do momentu wycofania zgody lub gdy dane nie będą już potrzebne.

11. Udostępnianie danych

Udostępniamy dane osobowe wyłącznie w niezbędnym zakresie następującym podmiotom:

Firmom kurierskim i partnerom logistycznym w celu dostarczania i odbioru gier.
Naszemu dostawcy usług płatniczych w celu przetwarzania płatności i wpłat.
Dostawcom usług informatycznych, hostingowych i pocztowych.
Profesjonalnym doradcom (na przykład księgowym lub prawnikom) w razie potrzeby.
Organom publicznym, w przypadku gdy jesteśmy prawnie zobowiązani do ujawnienia danych.

Nie sprzedajemy Państwa danych osobowych.

12. Usługodawcy i podmioty przetwarzające dane

W przypadku gdy osoby trzecie przetwarzają dane osobowe w naszym imieniu, działają one jako podmioty przetwarzające dane na podstawie pisemnych umów o przetwarzaniu danych, które spełniają wymogi art. 28 RODO. Mogą one przetwarzać Państwa dane wyłącznie zgodnie z naszymi udokumentowanymi instrukcjami i muszą stosować odpowiednie środki bezpieczeństwa.

13. Międzynarodowe przekazywanie danych

Staramy się, aby przetwarzanie danych odbywało się wyłącznie w obrębie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Jeśli którykolwiek z dostawców przetwarza dane poza EOG, zapewniamy odpowiednie zabezpieczenia zgodnie z rozdziałem V RODO — takie jak decyzja Komisji Europejskiej w sprawie adekwatności lub standardowe klauzule umowne — a użytkownik może zwrócić się o udzielenie informacji na temat tych zabezpieczeń.

14. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony Państwa danych przed nieuprawnionym dostępem, utratą lub ujawnieniem, w tym mechanizmy kontroli dostępu, szyfrowanie podczas przesyłania oraz ograniczenie dostępu do danych wyłącznie do osób, które tego potrzebują. Żaden system nie jest całkowicie bezpieczny, jednak dokładamy wszelkich starań, aby ryzyko było jak najmniejsze i szybko reagujemy na wszelkie incydenty.

15. Prawa osoby, której dane dotyczą

Zgodnie z RODO przysługują Państwu następujące prawa:

Dostęp do swoich danych osobowych oraz uzyskanie ich kopii.
Sprostowanie nieprawidłowych lub niekompletnych danych.
Usunięcie danych („prawo do bycia zapomnianym”), w stosownych przypadkach.
Ograniczenie przetwarzania w określonych okolicznościach.
Przenoszenia danych, które Państwo przekazali, przetwarzanych w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy.
Wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionych interesach oraz wniesienia sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego w dowolnym momencie.
Wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na wcześniejsze przetwarzanie.

Aby skorzystać z któregokolwiek z tych praw, prosimy o wysłanie wiadomości e-mail na adres info@vakcent.org. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, w terminie jednego miesiąca, zgodnie z wymogami RODO.

16. Prywatność dzieci

Nasza usługa jest przeznaczona dla osób pełnoletnich (powyżej 18 lat), które są klientami zawierającymi umowę. Nie gromadzimy świadomie danych osobowych dzieci jako klientów. Dzieci mogą korzystać z gier, jednak konto wypożyczające oraz dane osobowe należą do pełnoletniego klienta.

17. Aktualizacje polityki

Możemy aktualizować niniejszą Politykę prywatności w celu uwzględnienia zmian w naszych usługach lub przepisach prawnych. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na naszej stronie internetowej, a data „ostatniej aktualizacji” jest podana powyżej. O istotnych zmianach będziemy informować w stosownych przypadkach.

18. Procedura składania skarg

Jeśli mają Państwo zastrzeżenia dotyczące sposobu, w jaki przetwarzamy Państwa dane, prosimy o kontakt pod adresem info@vakcent.org, abyśmy mogli podjąć próbę rozwiązania tej sprawy.

Mają Państwo również prawo do złożenia skargi do właściwego polskiego organu nadzorczego:

Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO)

ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, Polska

Telefon: +48 (22) 531 03 00

Strona internetowa: uodo.gov.pl

Skargi do UODO zazwyczaj składa się za pośrednictwem elektronicznej skrzynki odbiorczej urzędu (ePUAP/e-Doręczenia), pocztą tradycyjną lub osobiście. Niezależnie od postępowania przed UODO mogą Państwo również dochodzić swoich praw przed sądami cywilnymi.